二項 辦公設備每月清點一次，并填寫《校團委辦公設備清點登記表》。如有丟失，追究相關責任人并作相應懲罰；

三項 庫房物資每月清點并整理一次，詳細記錄每種物資庫存數量、損耗數量等情況，詳細填寫《校團委庫房物資清點登記表》。匯集所有損壞由辦公室相應負責人統(tǒng)一處理已損壞物資。

四章 檔案管理

十一條 文檔管理

一項 不得隨意翻閱保密文件和老師專用文件；

二項 可以翻閱非機密文件，查閱后及時放回原位；

三項 辦公室所有文件一律不得調出辦公室，若需調出，必須經辦公室主任同意；

四項 不得對外透漏未正式發(fā)文的文件內容；

五項 定期清理儲物柜，及時歸檔文件。

五章 文件整理

十二條 整理信件

按照來信人的類別分為團省委信件、外校團委信件、其他信件三類，并將各類信件分別置于對應文件夾內。

十三條 整理文件

按照文件來源地的類別分為團省委發(fā)文、省直團工委發(fā)文、校團委發(fā)文、內部文件、其他文件等，將各類文件按分類放入各自對應的文件夾內。

十四條 整理部內文件部內關于大型活動的文件也要定期進行整理。

十五條 工作計劃與工作總結

、上交時間為每月、號，上交紙質版至團委辦公室，同時發(fā)送電子版至x @qq.com。信息內容整理為壓縮包，注明日期和事件，郵件主題注明日期和事件，信息以word格式報送，一個word文件對應一篇信息，保存為doc格式，不接收docx格式的word文件。word文件名與標題一致。上報信息標題使用小二號黑體加粗，正文采用小四號宋體，首行縮進兩個字符，.倍行距；

、每篇信息請寫清楚標題，標題和正文要嚴格區(qū)分，沒有標題的信息一律不予采用；

、報送信息時請寫清楚事件發(fā)生的時間（如XX月日）；

、上報信息的內容要體現出各組織的工作內容，反映學院發(fā)展動態(tài)，可涉及團的職能部門、學生組織、學生社團、團總支、團支部等，能及時反映本學院學生工作的新思路、新舉措、新活動；

、信息報送要做到及時準確，必須嚴把質量關。每條信息要主題明確、內容精煉、格式規(guī)范、重點突出、言之有物，盡量做到有情況、有分析，每篇稿子字數不少于字。

六章 值班管理

十六條 值班管理旨在加強各值班人員工作效率，規(guī)范其工作職責。

十七條 值班時間、地點與值班人員

值班時間：星期一到星期五　上午:—: 下午:—:

值班人員：辦公室主任、副主任、辦公室干事。

十八條 辦公室值班主要工作

一項 協(xié)助老師完成所需工作；

二項 做好保密工作；

三項 及時跟進未完成工作；

四項 保持辦公室干凈整潔；

五項 完成文件簽收、簽發(fā)工作；

六項 整理未歸檔文件；

七項 每天發(fā)放、整理各類報紙、雜志；

八項 老師外出期間，做好接待工作。如接聽電話、接待來訪賓客等；

九項 工作匯報。及時將值班期間發(fā)生的重要事項向老師匯報；

十項 管理物資，包括接收各組織物資借用申請書、登記、領取、驗收以及存放工作；

十一項 按時到辦公室值班，不遲到，不早退；到后如實登記，他人不得代簽 （有特殊情況不能按時值班者，須提前一天向辦公室主任請假，以便做臨時調整）；，